introducción a Access

En esta entrada les mostrare como manejar el programa Microsoft Access como sabemos Access es un programa que te permite crear bases de datos de manera sencilla.

Aquí les mostrare como manejar varios de sus componentes tales como lo es la misma creación de la base de datos, las consultas, los informes, las relaciones entre otras, de manera fácil para que se puedan comprender.

Lo primero que debemos hacer es abrir el programa de Access ya sea de la pestaña de inicio, o del mismo escritorio.

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Esto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.

Posteriormente le pondremos un nombre, En mi caso como creare una base de datos de una biblioteca le pondré: BDBIBLIOCONA.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

Ahora cambiaremos a vista diseño:

Se abrirá un cuadro en el que te pide que escribas el nombre de la tabla, yo le pondre TBLLIBROS en esta tabla pondré lo referente a los libros.

Posteriormente se abrira una nueva ventana en la que podras poner lo que llevara tu tabla, vemos que hay un pequeño cuadro que muestra una llave, se le llama clave principal. La clave principal es unica.

Procederemos a rellenar la forma en que estarán los datos.

Le modificaremos el tamaño del campo pues en la descripción dice que por ejemplo e titulo del libro debe ser de tamaño 20 esto nos sirve para ahorrarnos espacio innecesario que no utilizaremos.

Crearemos dos tablas mas que nos servirán para nuestra base de datos como es la tabla lectores y la tabla prestamos

En la tabla lectores se agregaran mas cosas como lo es la MASCARA DE ENTRADA: como el caso de el telefono que sirve para que no estes escribiendo la misma cifra como es el caso de 755 . Lo haces desde la pestaña que esta en general >> mascara de entrada >> seleccionas modificar y le das el formato que deseas tener

Una vez creadas las tablas comenzaremos a rellenar los datos que desees ponerle en la base de datos. Cambiando a vista hoja de datos

En la siguiente entrada les mostrare como realizar consultas.